Elektroničko uredsko poslovanje

Propustili ste događaj? Nema problema, pripremili smo Vam snimku događaja i prezentaciju predavača koje će Vam stalno biti dostupne na IUS-INFO portalu pod rubrikom Događaji.

Želite pronaći konkretan odgovor na pitanje u videozapisu? Korištenjem najnovije tehnologije IUS-INFO portal Vam je omogućio pretraživanje po arhivi i transkriptima videozapisa čime štedite Vaše vrijeme i novac.

Javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja dužna su ga uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023.

Nova Uredba o uredskom poslovanju donesena u srpnju 2021. predstavlja jednu od najvećih reformi državne i javne uprave do sada – prema toj Uredbi javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem. Također, sva javnopravna tijela dužna su uspostaviti informacijski sustav uredskog poslovanja. Seminar je prilagođen primjeni nove Uredbe i pravila koje ona donosi.

Seminar obuhvaća znanje uredskog poslovanja u Republici Hrvatskoj, koje je u praksi potrebno mnogima, a izučava se samo na nekim učilištima. Uz svladavanje uredskog poslovanja sukladno Uredbi o uredskom poslovanju, prelaze se osnove spisovodstva (dakle dokumentacijom koja se ne vodi u sustavu uredskog poslovanja) te organizacije i rada pismohrane. U prvom dijelu seminara prelazi se teorija, ali uz primjere iz prakse, da bi se kasnije radilo na primjerima, primjerice sastavljanje klase i urudžbenog broja te pripreme za pošiljki slanje poštom. Uključene su i izmjene Zakona o općem upravnom postupku koje se tiču informatizacije poslovanja. Također, navode se i poveznice prema drugim propisima, primjerice Općoj uredbi o zaštiti podataka.

Opseg obveznika primjene Uredbe o uredskom poslovanju s godinama je sve veći. Usložnjavane sustava lokalne samouprave, decentralizacija, prenošenje javnih ovlasti na ustanove, pa i trgovačka društva dovelo je do toga da je uredsko poslovanje uvelike izišlo iz okvira klasične administracije i uredskih zgrada državne uprave. Stoga je i broj osoba koji barem dio svog poslovanja moraju obavljati sukladno pravilima o uredskom poslovanju širi nego ikada. U praksi to uključuje i mnoge pojedince koji tijekom redovnog školovanja nisu bili u prilici naučiti uredskom poslovanje i općenito rad sa spisima.

Uredskim poslovanjem se danas moraju baviti i oni koji se s uredskim poslovanjem nisu ni na koji način susretali u svom poslu, niti su razmišljali o upravnim poslovima. Broj tijela i organizacija s javnim ovlastima danas je iznimno širok. Nepoznavanje uredskog poslovanja s druge strane dovodi do pogrešaka i nekvalitetnog rada.

Prijelazna odredba Uredbe u uredskom poslovanju navodi: „Javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama ove Uredbe dužna su ga uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023.“ Stoga je krajnje vrijeme za potpunu uspostavu elektroničkog sustava uredskog poslovanja sukladno Uredbi.

“Svoju pisarnicu moraš držati urednom i na svako pismo koje primiš moraš označiti odakle je stiglo, te godinu, mjesec i dan, pohraniti ga na određeno mjesto i na svako odgovoriti te s gornje strane označiti: odgovor. Potom ih svaki mjesec poveži u svežnjeve i spremi ih, a jednako naniži i sve mjenice koje plaćaš, važna pisma, bilježke ili isprave i čuvaj ih kao vrlo potrebne stvari. Uvijek misli na svoje knjige, jer su u njima svi trgovački podaci” Benedikt Kotrulj, Libro del arte dela marcatura, 1458.

TEME

1. Uredsko poslovanje – prvi dio
   1. Uvod
   2. Opće odredbe
   3. Primitak, otvaranje i pregled pošiljki
2. Uredsko poslovanje – drugi dio
   1. Upisivanje pismena
   2. Klasifikacija
   3. Dostava pismena u rad
   4. Administrativno-tehnička obrada akta
   5. Otpremanje akta
3. Uredsko poslovanje – treći dio
   1. Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja
   2. Stavljanje predmeta u pismohranu i čuvanje
   3. Pečati, žigovi štambilji
   4. Spisovodstvo i postupak s elektroničkom poštom
   5. Adresiranje
   6. Elektronička pošta u uredskom poslovanju
   7. Vježba (klase, urudžbeni brojevi, donošenje internih planova)
   8. Pitanja
   9. Završetak

Kome je praktikum namijenjen?

Praktikum je namijenjen svima koji se u svom poslovanju susreću s potrebom vođenja dokumentacije sukladno pravilima o uredskom poslovanju i svima koji žele kvalitetno napraviti tranziciju na elektroničko poslovanje sukladno novoj Uredbi. Predavanje će se održati u više cjelina te će polaznici vježbom i razgovorom otkloniti sve nedoumice i otvorena pitanja.